Lean In Office Tutorial

Witamy w szóstym rozdziale poradnika Lean Management (część szkolenia certyfikacyjnego Lean Management).

tutaj porozmawiamy szczegółowo o ” Lean in office.”

w następnej sekcji zaczniemy od agendy tego, co zamierzamy omówić w tej lekcji, a następnie przejdziemy do szczegółów na temat Lean In office.

pokrótce omówimy tematy na

  • Tło Lean in office, a następnie, mówić o

  • wdrożenie Lean w biurze z odpowiednim

  • przykłady 5s i odpadów

w następnej sekcji zaczniemy od Lean w tle biurowym.

kontekst

w tej sekcji omówimy, w jaki sposób zasady Lean manufacturing są stosowane do wdrażania Lean w biurze. Jest to oparte na oryginalnych zasadach Toyota Production System i dostosowane, redefiniowane w kontekście biurowym.

celem Lean In office jest ” usprawnienie i wyeliminowanie odpadów z procesów administracyjnych oraz zwiększenie wartości dodanej.”Urząd bierze informacje, pracuje nad nimi i przekształca je w inną formę informacji; nie różni się to od innych form produkcji. Możemy zastosować dowolny z narzędzi Lean w tym procesie z odrobiną myśli.

ten proces Lean może wprowadzić więcej ulepszeń w takich obszarach, jak czas realizacji, niż w jakimkolwiek innym obszarze. Często zauważysz również, że więcej opóźnień i problemów wynika z procesów biurowych niż z procesów produkcyjnych, jak często pracownicy produkcyjni skarżą się, że otrzymują tylko kilka dni od 6-tygodniowego czasu realizacji zamówienia, który dał klient?

w następnej sekcji omówimy konkretnie Lean w biurze i omówimy niektóre narzędzia oraz identyfikację i eliminację odpadów w biurze.

chcesz zostać ekspertem od Lean Management? Sprawdź nasz podgląd kursu już teraz!

5S w biurze

można się zastanawiać, jak używa się 5S w biurze. 5S ma tak samo zastosowanie w biurze, jak w każdym innym otoczeniu na hali produkcyjnej. Organizacja miejsca pracy jest ważna niezależnie od rodzaju miejsca pracy.

niektórzy mogą pomyśleć, że narzędzia lean manufacturing, takie jak 5S, są przeznaczone tylko do procesu produkcyjnego, ale mają zastosowanie do każdego procesu, a biuro jest kolejnym procesem.

5S ma na celu zwiększenie wydajności pracy poprzez usunięcie całego niepotrzebnego bałaganu, ułożenie pozostałych elementów ergonomicznie i bezpiecznie oraz utrzymanie i ciągłe ulepszanie tych zmian.

w poniższych sekcjach opisano każdy z etapów office 5S i sposób ich zastosowania w środowisku biurowym. Najlepiej jest to zrobić z pomocą eksperta, aby zapewnić szkolenie 5s personelowi i motywować go i trenować w tym procesie.

Seiri (Sortuj w Lean Office)

pierwszy krok 5S ma zastosowanie w biurze, często są stare dokumenty, pliki, katalogi, elementy wyposażenia, stare próbki i wiele innych bałaganów na biurkach, ukrytych w szafkach i za nimi, ogólnie zajmując miejsce i wchodząc nam w drogę.

bądź stanowczy z tym, co usuwasz, jeśli nie jest to potrzebne. Zbyt wiele osób przechowuje takie rzeczy jak gromadzenie, stare katalogi tylko dlatego, że mogą się kiedyś przydać, ale jak często się przydają? Niezbyt często!

wykonaj ten sam proces, co w przypadku innych wdrożeń 5S w procesach produkcyjnych, wyrzuć oczywiste śmieci, umieść nieznane przedmioty w obszarze kwarantanny, Oznacz na czerwono wszystkie elementy, których nie można łatwo usunąć, jeśli nie są wymagane lub nie działają. (Tak, możesz utrzymać roślinę doniczkową, ale trzymaj ją z dala od przepływu pracy!).

Przypomnij cechy używane do identyfikacji Seiri z lekcji „narzędzia”. Po usunięciu oczywistego bałaganu przejrzyj przedmioty objęte kwarantanną i uzgodnij dyspozycję jako zespół, jeśli jest to coś, co jest potrzebne, a następnie umieść go w miejscu, w którym jest to wymagane, jeśli można go zarchiwizować, zrób to i tak dalej dla każdego przedmiotu.

Seiton (Zestaw dla Lean Office)

jest to punkt, w którym wiele osób się odczepiło i posunęło za daleko w niektórych przypadkach nie szukamy etykiet na każdym dziurkaczu i zszywaczu i mamy małe kwadraty przyklejone na biurkach identyfikujące, gdzie należą dla każdego członka personelu biurowego, chociaż może to być rozsądne posunięcie dla biurka obok ksero, jeśli ludzie zawsze polują na zszywacz tutaj!

w biurze chodzi o to, aby wziąć pod uwagę proces i przepływ przez biuro, a nie Elementy stacjonarne, które każda osoba ma. Zastanów się, jakie informacje wchodzą do biura i gdzie, Czy masz w-tace zorganizowane na każdym biurku, jest praca rozprowadzana w systemie gołębi otworu.

jednak rzeczy są zorganizowane, zastanów się, jak to będzie płynąć do osoby, która tego potrzebuje. Pamiętaj, że chcemy doprowadzić rzeczy do tego, gdzie są potrzebne. Rozważ lokalizację sprzętu biurowego, czy kserokopiarka utknęła w dalekim rogu, gdzie wszyscy muszą do niej chodzić, czy papier do maszyny W przeciwnym rogu z powodu braku miejsca. Czy toner jest przechowywany w magazynie, ponieważ jest zbyt drogi, aby pozostawić go leżącego?

Przenieś to wszystko w najlepsze miejsce dla tych, którzy ich potrzebują. Spójrz na drukarki biurowe, czy każdy je ma, czy jesteś jak większość nowoczesnych biur z kilkoma drukarkami sieciowymi, czy są one we właściwym miejscu i są materiałami eksploatacyjnymi dla nich pod ręką, aby wyciąć chodzenie po rzeczach.

upewnij się, że szafki na dokumenty są prawidłowo zorganizowane i umieszczone tam, gdzie jest to potrzebne. Nie powinien być przechowywany w rzędzie po przeciwnej stronie biura, tj., pliki mają być zorganizowane w taki sposób, aby ludzie mieli łatwo zlokalizować broszury i katalogi i nie powinna to być Biblioteka, do której muszą chodzić.

pliki kodów kolorów i tym podobne dla określonych obszarów pracy, takich jak tworzenie wszystkich plików zamówień klienta w kolorze czerwonym, plików dostawców w Kolorze Niebieskim itp., To natychmiast wyjaśni, co jest co i gdzie należy.

zastanów się nad wirtualnym biurem i „szafkami na dokumenty”, ilu z twoich ludzi naprawdę wie, jak zorganizować swoje dokumenty na swoich komputerach?

ile razy prosiłeś o coś, a potem czekałeś, aż ktoś przeszukiwał ich katalogi szukając dokumentu (jak często sam to robiłeś?)

ze względu na wszystkie te ustawienia dla Lean office staje się niezbędna.

Seiso (Shine and Check in the Lean Office)

podobnie jak w obszarze produkcyjnym, dokładnie posprzątaj i utrzymaj to miejsce, przydziel obowiązki i dokładnie określ, co należy zrobić.

Seiketsu (standaryzacja w Lean Office)

te same zasady, co fabryka, mają zastosowanie do standaryzacji w biurze. Podobne zasady projektowania i podejście do audytu są stosowane, aby zapewnić jednostkom utrzymanie porządku, czystości i Standaryzacji biura.

ludzie prowadzą nawet konkursy na najlepszą przestrzeń biurową. Nierzadko fotografuje się najlepsze miejsce na biurku i najbardziej niechlujne miejsce na biurku podczas audytów i ekspozycji w pomieszczeniach wspólnych.

Shitsuke (Sustain the Lean Office)

często najtrudniejszą częścią w biurze, ponieważ jest w fabryce, jest utrzymanie ulepszeń 5S, które zrobiliśmy i uczynienie go częścią naszej codziennej rutyny. Zbyt często zawodzimy na tym etapie, a wprowadzone przez nas zmiany i udoskonalenia powoli zaczynają znikać, dopóki nie stracimy korzyści, które uzyskaliśmy.

ważne jest, aby wszystkie poprzednie kroki były powtarzane i utrzymywane, aby upewnić się, że nie stracisz korzyści z wykonanej pracy.

upewnij się, że nowi pracownicy są przeszkoleni w zakresie zasad Lean manufacturing i 5S i w pełni rozumieją, w jaki sposób mogą przyczynić się do funkcjonowania firmy jako całości.

rodzaje odpadów w biurze

we wcześniejszej lekcji słyszałeś o 7 głównych rodzajach odpadów i kilku innych. W tej sekcji omówimy pierwsze 7 odpadów i dodatkowy, który jest niedostatecznie wykorzystany w umiejętnościach.

chociaż można mówić o kilku przykładach, wymieniliśmy kilka z nich, aby uzyskać perspektywę.

: Wady nie są dobre w żadnym środowisku, powoduje przeróbki, złom itp., niektóre z przykładów to błędy we wprowadzaniu danych, Błędy Cenowe, plik lub rekord zawierający ważne informacje zostaje utracony lub niektóre nieprawidłowe informacje są drukowane na Raporcie lub dokumencie.

nadprodukcja: jest to typowy rodzaj odpadów, które zobaczysz w wielu miejscach. Na przykład, tworzenie raportów, których nikt nie czyta lub nie potrzebuje, drukowanie dokumentów zanim ktoś ich potrzebuje, przetwarzanie dokumentów zanim następna osoba będzie na to gotowa lub drukowanie większej liczby kopii zawiadomienia lub okólnika niż jest to potrzebne itp.

Inwentaryzacja: można by zauważyć, że tego typu odpady są powszechne w pomieszczeniach biurowych. Rzeczy takie jak zaopatrzenie biura, Literatura sprzedażowa, raporty itp., to niektóre z rodzajów odpadów inwentaryzacyjnych.

Non-Value-add-Processing: jest to wysiłek, który nie dodaje żadnej wartości do produktu lub usługi z punktu widzenia klientów.

niektóre przykłady tych odpadów to ponowne wprowadzanie danych, dodatkowe kopie niektórych dokumentów lub raportów, nadmierny przegląd czegoś lub wielokrotne rundy zatwierdzeń lub podpisów.

oczekiwanie: jak często trzeba czekać, aż coś się wydarzy? Jest to dość powszechne w przestrzeni biurowej. Okres opóźnienia czasowego spędzony podczas oczekiwania na coś się wydarzy lub gotowy na coś się wydarzy to rodzaj oczekiwania odpadów.

przykłady obejmują powolny czas reakcji systemu lub przestoje, oczekiwanie na zatwierdzenie przed rozpoczęciem pracy lub rozpoczęciem procesu, oczekiwanie na zakończenie poprzedniego etapu procesu lub oczekiwanie na instrukcje.

dodatkowy ruch: są to nadmierne lub niepotrzebne wiadomości e-mail i dokumenty; wiadomości e-mail są przesyłane wielokrotnie, czasami z dużymi załącznikami z powodu wielu grup dystrybucji.

transport: można by pomyśleć, jakie odpady byłyby w przestrzeni biurowej do transportu. Istnieje kilka odpadów, które należą do tej kategorii, niektóre z nich są ze względu na zły układ biura, ludzie mogą mieć dużo chodzić, aby spotkać kogoś, z kim pracują, faksy, kopiarki rozmieszczone zbyt daleko lub ekspres do kawy to zbyt daleko, itp.

jeśli Twoje biuro ma wiele lokalizacji lub jest rozmieszczone na wielu piętrach, jeśli zespoły pracujące są podzielone, spowoduje to dalsze straty.

: Kiedy ludzie wykonują jakąś pracę, która może być wykonywana przez ludzi o niższych umiejętnościach, popadnie ona w tego rodzaju marnotrawstwo.

przykładem będzie, gdy pracownik jest odpowiedzialny za jakąś pracę z ograniczonym autorytetem lub odpowiedzialnością, nawet za podstawowe zadania, dodaje koszty zatwierdzenia. Prowadziłoby to do niedostatecznego wykorzystania umiejętności. Jeśli zarządzanie ma zbyt wiele kontroli i kontroli, prowadzi również do niedostatecznego wykorzystania.

nieodpowiednie lub niedostępne Narzędzia biznesowe mogą również powodować niedostateczne wykorzystanie umiejętności pracownika.

następnie podsumujemy to, czego nauczyliśmy się w tej lekcji.

chcesz wziąć udział w kursie Lean Management? Sprawdź nasz podgląd kursu Lean Management!

podsumowanie

oto, co omówiliśmy w tej lekcji.

  • podstawy Lean

  • Lean w biurze

  • podobieństwa między Lean office i lean manufacturing

  • 5S w biurze

  • identyfikacja odpadów w urzędzie

wniosek

następnie, w siódmym rozdziale, dowiemy się o metrykach Lean.

{{lectureCoursePreviewTitle}} Zobacz zapis Obejrzyj wideo

aby dowiedzieć się więcej, Weź udział w kursie

szkolenie certyfikacyjne Lean Management

14000 osób

przejdź do kursu

aby dowiedzieć się więcej, Weź udział w kursie

szkolenie certyfikacyjne Lean Management przejdź do kursu