Lean In Office Tutorial

Welkom bij het zesde hoofdstuk van de Lean Management tutorial (onderdeel van de Lean Management Certification Training).

hier zullen we het in detail hebben over “Lean in office”.”

in de volgende sectie zullen we beginnen met de agenda van wat we in deze les gaan behandelen en dan in detail gaan over Lean in office.

doelstellingen

in het kort zullen de thema ‘ s

  • achtergrond van Lean in office, dan, praten over

  • Lean implementatie op kantoor met relevante

  • voorbeelden van 5s en afval

In de volgende sectie, zullen we beginnen met Lean in office achtergrond.

Achtergrond

in dit hoofdstuk zullen we ingaan op de toepassing van Lean manufacturing principles op Lean implementation in office. Dit is gebaseerd op de originele Toyota productiesysteem principes en aangepast, opnieuw gedefinieerd in de office context.

het doel van Lean in office is het “stroomlijnen en elimineren van afval van administratieve processen en het toevoegen van waarde.”Het bureau neemt informatie, werkt eraan, en zet deze om in een andere vorm van informatie; Dit is niet anders dan elke andere vorm van productie. We kunnen elk van de Lean tools toe te passen op dit proces met een beetje gedachte.

dit slanke proces kan meer verbeteringen aanbrengen op gebieden zoals doorlooptijden dan op enig ander gebied. U zult ook vaak merken dat meer van uw vertragingen en problemen afkomstig zijn van uw kantoor processen dan uw werkvloer processen, hoe vaak klagen uw productie mensen dat ze slechts een paar dagen’ mededelingen van de 6 weken doorlooptijd die de klant gaf?

in het volgende hoofdstuk zullen we specifiek spreken over Lean in office en zullen we enkele van de instrumenten en afval identificatie en verwijdering in office behandelen.

geïnteresseerd om een Lean Management expert te worden? Bekijk nu onze cursus preview!

5S in Office

men kan zich afvragen hoe 5S in het kantoor wordt gebruikt. 5S is net zo van toepassing in het kantoor als in elke andere instelling op de fabrieksvloer. Organisatie van de werkplek is belangrijk ongeacht het type werkplek.

sommige mensen zouden kunnen denken dat lean manufacturing tools zoals 5S alleen voor het productieproces zijn, maar ze zijn van toepassing op elk proces en het kantoor is gewoon een ander proces.

5S gaat over het efficiënter maken van een werkplek door alle onnodige rommel weg te nemen, de resterende items ergonomisch en veilig op te leggen en deze veranderingen te handhaven en voortdurend te verbeteren.

in de volgende paragrafen zullen alle stappen van office 5S worden beschreven en hoe deze kunnen worden toegepast op de kantooromgeving. Dit kan het beste worden gedaan met de hulp van een expert om 5S training te geven aan het personeel en hen te motiveren en te coachen in het proces.

Seiri (sorteer in het Lean Office)

de eerste stap van 5S is van toepassing binnen het kantoor, er zijn vaak oude documenten, bestanden, catalogi, onderdelen van apparatuur, oude monsters, en een heleboel andere rommel op bureaus, verborgen in en achter kasten, die over het algemeen ruimte innemen en ons in de weg staan.

wees stevig met wat u verwijdert, als het niet nodig is om het te spammen. Veel te veel mensen houden dingen zoals hamsteren, oude catalogi alleen maar omdat ze van pas komen op een dag, maar hoe vaak komen ze van pas? Niet zo vaak!

volg hetzelfde proces als voor elke andere 5S-implementatie op uw productieprocessen, gooi het voor de hand liggende afval, zet onbekende items in een quarantainegebied, rood label alle items die niet gemakkelijk kunnen worden verwijderd als ze niet nodig zijn of niet functioneren. (Ja, u kunt de potplant houden, maar houd het uit de stroom van het werk!).

herinner de kenmerken die zijn gebruikt om Seiri te identificeren uit de les “Tools”. Zodra u de voor de hand liggende rommel hebt verwijderd, bekijk de items in quarantaine en het eens over de dispositie als een team, als het iets dat nodig is dan zet het op een plaats waar het nodig is, als het kan worden gearchiveerd doen, enzovoort voor elk item.

Seiton (Set Voor het Lean Office)

dit is het punt waar veel mensen los raken en te ver gaan in sommige gevallen, we zijn niet op zoek om elke perforator en nietmachine te labelen en hebben kleine vierkantjes geplakt op de bureaus die aangeven waar ze thuishoren voor elk lid van het kantoorpersoneel, hoewel dit een redelijke zet kan zijn voor het bureau naast het kopieerapparaat als mensen hier altijd op zoek zijn naar de nietmachine!

het doel binnen het bureau is rekening te houden met het proces en de stroom door het bureau, niet met de stukken stationair materiaal die elke persoon heeft. Bedenk welke informatie het kantoor binnenkomt en waar, heb je in-trays georganiseerd op elk bureau, is het werk verdeeld in een duiventil systeem.

echter, dingen zijn georganiseerd, overweeg hoe het zal stromen naar de persoon die het nodig heeft. Vergeet niet dat we de dingen dicht bij waar ze nodig zijn willen brengen. Denk aan de locatie van de kantoorapparatuur, is het kopieerapparaat vast in de verre hoek waar iedereen moet lopen naar het, is het papier voor de machine in de tegenovergestelde hoek als gevolg van gebrek aan ruimte. Is de toner opgeslagen in een opslagruimte omdat het te duur is om rond te laten slingeren?

breng al deze naar de beste locatie voor degenen die ze nodig hebben. Kijk naar de kantoorprinters, heeft iedereen er een, of ben je net als de meeste moderne kantoren met een paar netwerkprinters, zijn ze op de juiste plaats en zijn de verbruiksgoederen voor hen in de buurt bij de hand, om te snijden lopen voor dingen.

zorg ervoor dat de archiefkast correct is georganiseerd en waar nodig is gelokaliseerd. Het moet niet worden opgeslagen in een rij aan de andere kant van het kantoor, d.w.z., bestanden moeten zo worden georganiseerd dat mensen gemakkelijk brochures en catalogi kunnen vinden en het mag geen bibliotheek zijn waar ze naartoe moeten lopen.

Kleurcodebestanden en dergelijke voor specifieke werkgebieden zoals het rood maken van alle klantbestelbestanden, leveranciersbestanden blauw, enz., Dit zal onmiddellijk duidelijk maken wat is wat en waar het hoort.

overweeg het virtuele kantoor en de” archiefkasten ” daar, hoeveel van uw mensen weten echt hoe ze hun documenten op hun computers moeten organiseren?

hoe vaak heb je om iets gevraagd en vervolgens gewacht tot iemand in zijn directory ‘ s zocht naar het document, niet zeker van waar ze zijn geplaatst (hoe vaak heb je het zelf gedaan?)

door al deze instellingen voor de Lean office wordt essentieel.

Seiso (Shine and Check in the Lean Office)

net als in het productiegebied, reinig de plaats grondig en houd het zo, wijs verantwoordelijkheden toe en definieer precies wat er gedaan moet worden.

Seiketsu (standaardiseren in het Lean Office)

dezelfde principes als in de fabriek gelden om de standaardisatie aan te vangen. Vergelijkbare ontwerpprincipes en auditbenadering worden gebruikt om ervoor te zorgen dat individuen het kantoor netjes, schoon en gestandaardiseerd houden.

mensen organiseren zelfs wedstrijden voor de beste kantoorruimte. Het is niet ongewoon om de beste bureauruimte en de meest slordige bureauruimte te fotograferen tijdens audits en weergave in gemeenschappelijke ruimtes.

Shitsuke (Sustain the Lean Office)

vaak is het moeilijkste deel in het kantoor als het is binnen de fabriek het ondersteunen van de 5S verbeteringen die we hebben gedaan en maken het deel van onze dagelijkse routine. Maar al te vaak falen we in deze stap, en de veranderingen die we hebben aangebracht en de verbeteringen die we hebben gecreëerd, beginnen langzaam te verdwijnen totdat we de voordelen verliezen die we hebben behaald.

het is essentieel dat alle voorgaande stappen worden herhaald en gehandhaafd om ervoor te zorgen dat u de voordelen van het werk dat u hebt gedaan niet verliest.

ervoor zorgen dat nieuwe werknemers worden opgeleid in de principes van Lean manufacturing en 5S en volledig begrijpen hoe zij kunnen bijdragen aan het functioneren van het bedrijf als geheel.

soorten afval in kantoor

in de vorige les heb je gehoord over de 7 belangrijkste soorten afval en nog een paar meer. In dit hoofdstuk zullen we de eerste 7 afval behandelen en de extra afval dat onderbenutting van vaardigheden is.

hoewel er over verschillende voorbeelden gesproken kan worden, hebben we er een paar opgesomd om het perspectief te krijgen.

defecten: Defecten zijn niet goed in elke omgeving, het veroorzaakt herwerking, schroot, enz., sommige van de voorbeelden zijn fouten in de gegevensinvoer, prijsfouten, een bestand of record met belangrijke informatie verloren gaat, of een aantal onjuiste informatie wordt afgedrukt op een rapport of document.

overproductie: dit is een typisch type afval dat u op veel plaatsen zult zien. Bijvoorbeeld het maken van rapporten die niemand leest of nodig heeft, het afdrukken van papierwerk voordat het nodig is door iemand, het verwerken van papierwerk voordat de volgende persoon er klaar voor is of het afdrukken van meer kopieën van kennisgeving of circulaire dan nodig is, enz.

inventaris: men zou kunnen zien dat dit soort afval wijdverbreid is in kantoorruimtes. Zaken als Kantoorbenodigdheden, verkoopliteratuur, rapporten, enz., zijn enkele van de inventaris soorten afval.

verwerking zonder toegevoegde waarde: het is de inspanning die geen waarde toevoegt aan het product of de dienst vanuit het oogpunt van de klant.

enkele voorbeelden van dit afval zijn het opnieuw invoeren van gegevens, extra kopieën van sommige documenten of Rapporten, overmatig onderzoek van iets of meerdere rondes van goedkeuringen of handtekeningen.

wachten: hoe vaak moet men wachten tot er iets gebeurt? Dit is vrij gebruikelijk in een kantoorruimte. Een periode van tijdsvertraging besteed terwijl verwacht dat iets te gebeuren of klaar voor iets te gebeuren is het wachten soort afval.

voorbeelden zijn trage responstijd van het systeem of downtime, wachten op goedkeuringen voordat het werk wordt gestart of het proces wordt doorlopen, wachten op het voltooien van de vorige processtap of wachten op instructies.

Extra beweging: het zijn buitensporige of onnodige e-mails en documenten; e-mails worden meerdere keren doorgestuurd, soms met grote bijlagen als gevolg van meerdere distributiegroepen.

vervoer: men zou kunnen denken wat afval zou zijn in een kantoorruimte voor vervoer. Er zijn een bos van afval items die vallen in deze categorie, sommige van hen zijn te wijten aan slechte kantoor lay-out, mensen kunnen hebben om veel te lopen om iemand te ontmoeten ze werken met, fax-machines, kopieerapparaten aangelegd te ver of Koffiezetapparaat het te ver, enz.

als uw kantoor meerdere locaties heeft of over meerdere verdiepingen verdeeld is als de teams die werken gesplitst zijn, zal dit verdere verspilling veroorzaken.

onderbenutting: Wanneer mensen wat werk doen dat door mensen met lagere vaardigheden kan worden uitgevoerd, zal het in dit soort afval vallen.

een voorbeeld zal zijn wanneer een werknemer belast is met bepaalde werkzaamheden met slechts beperkte bevoegdheid of verantwoordelijkheid, zelfs voor basistaken, het voegt overhead toe voor goedkeuringen. Dit zou leiden tot onderbenutting van de vaardigheden. Als het management te veel commando en controle heeft, leidt dit ook tot onderbenutting.

ontoereikende of onbeschikbare bedrijfsinstrumenten kunnen er ook toe leiden dat sommige vaardigheden van de werknemer onderbenut raken.

we zullen vervolgens samenvatten wat we in deze les hebben geleerd.

bereid een cursus Lean Management te volgen? Bekijk onze Lean Management Cursus Preview!

samenvatting

dit is wat we in deze les hebben behandeld.

  • Achtergrond van Lean

  • Lean in office

  • Overeenkomsten tussen Lean office en lean manufacturing

  • 5S in office

  • identificatie van de Afvalstoffen in office

Conclusie

Vervolgens in het zevende hoofdstuk, zullen we leren over Lean Metrics.

{{lectureCoursePreviewTitle}} Bekijken Transcript Bekijk Video

Voor meer informatie neemt u de Cursus

Lean Management Certification Training

14000 Leerlingen

Ga naar de Cursus

om meer Te leren, de Cursus

Lean Management Certification Training Ga op Cursus