Lean Coffee op afstand

werken op afstand

praktische tips voor het organiseren van een discussie tijdens een vergadering op afstand

Hoe kan een discussie tijdens een vergadering worden georganiseerd? En niet zomaar een vergadering, maar een afgelegen! In afgelegen tijden, we nodig hebben om vooral georganiseerd als het gaat om discussies over de video-oproepen. Voor dat, zal ik een populaire facilitering techniek genaamd “Lean Coffee” uit te leggen en hoe het te gebruiken in het tijdperk van remote werk.

Lean Coffee for Remote Meetings Cover

onlangs benaderden twee collega ‘ s mij met problemen met het demogedeelte van hun Sprint Review. Beide werken volledig op afstand als gevolg van de pandemie en ze identificeerden een soortgelijk probleem. De teams hadden zo veel te laten zien dat ze het nauwelijks konden passen binnen de tijd-box en de presentatie raakte in te veel technische details. Een collega zei dat het saai was. In plaats van een verhaal te vertellen over wat de software doet en welke klantproblemen het oplost, gaven de ontwikkelaars een stap-voor-stap update van hun codeerproces. Al met al, het leek erop dat de gebruiker verhaal verloren ging in de ontwikkeling.

Disclaimer: laten we niet vergeten dat de Scrum Guide over veel elementen van de Sprint Review gaat. De Demo is er maar één van: “het ontwikkelingsteam demonstreert het werk dat het heeft “gedaan” en beantwoordt vragen over de Increment.”Afhankelijk van het team kan het een heel kort of een heel lang deel van de Sprint Review zijn.

laten we nu eens kijken hoe we Lean Coffee kunnen toepassen op onze Sprint Review.

foto door Chris Montgomery op Unsplash

Lean Coffee is een populaire facilitatietechniek. Het is een eenvoudige en informele manier om een vergadering te houden en het vereist nauwelijks enige voorbereiding. Niet eens een agenda! Zoals het organisch naar voren komt tijdens de vergadering. Het kwam in mijn gedachten toen ik met mijn collega ’s sprak als een manier om die demo’ s te organiseren.

het doel van Lean Coffee is de vergadering te structureren en prioriteit te geven aan de onderwerpen die de meeste deelnemers interesseren.

wat heeft u nodig om magere koffie te bereiden?

haal enkele pennen, sticky notes, een timer (smartphone kan doen), en een muur, fysiek of virtueel. Je tekent een eenvoudig kanban bord met 3 kolommen: bespreken, bespreken en bespreken. Dan verzamel je de onderwerpen die ter discussie staan. Als je conclusies wilt trekken en wat acties wilt ondernemen, voeg dan een vierde kolom toe met de naam “acties”. Dat is vooral handig als je Lean Coffe gebruikt tijdens een Retro.

elk onderwerp krijgt een maximale introductie van twee zinnen, zodat iedereen weet waar het over gaat. Dan krijgt iedereen twee tot drie stemmen om de onderwerpen te prioriteren. Zoals de makers van deze techniek zeggen:

“de kracht hier is dat je nu een lijst van onderwerpen iedereen aan de tafel is geïnteresseerd in en is gemotiveerd om echt te bespreken.”

daarna, beslissen hoeveel tijd u wilt besteden bespreken van elk onderwerp. Zeg zeven minuten. Je stelt de timer in op zeven minuten en laat de auteur het eerste onderwerp presenteren. Na zeven minuten beslissen de deelnemers of ze erover willen blijven praten (duimen omhoog) of verder willen gaan met het volgende onderwerp (duimen omlaag). Op deze manier organiseer je het gesprek over het onderwerp en stel je de deelnemers in staat om beslissingen te nemen. Bovendien moeten de presentatoren beknopt zijn en het interessant houden, zodat ze de kans op het krijgen van de duimen omhoog vergroten.

hoe past u deze techniek toe op een Demo op afstand?

als u op afstand werkt, heeft u een online whiteboard nodig. U kunt elk digitaal blanco bord gebruiken, zoals muurschildering of Miro of elke tool die is ontworpen voor retrospectieven zoals Retrieum, Easy Retro, of speciaal ontworpen Lean salontafel. Bekijk ze, omdat ze kunnen helpen om een vergadering op afstand en vooral de retrospectieven te vergemakkelijken.

laten we Miro hier gebruiken. We openen de app en kiezen een eenvoudige Kanban template. We noemen de kolommen: te bespreken, te bespreken, en besproken. Voor de demo, kunnen we een vierde genaamd “feedback” toe te voegen-aan het einde dat is wat de presentaties zijn voor!

kanban-bord aanmaken in Miro

Kanban-bord aanmaken in Miro

Kanban board aanmaken in Miro

vraag de deelnemers om te schrijven wat ze op de kaarten willen presenteren. Hoe beknopter hoe beter. Vraag hen om hun naam op de tag te schrijven, zodat ze niet verwarren welk item van wie is. En dan moet elk van hen één-twee zinnen zeggen over de onderwerpen die ze hebben voorgesteld. Zodra iedereen weet wat er op de muur, kunt u beginnen met stemmen over de meest interessante en relevante onderwerpen.

Kanban-bord aanmaken in Miro met naamlabel

Kanban-bord aanmaken in Miro met naamlabel

Kanban board In Miro met name tag

Bestel nu de lijst volgens de prioriteit, start de timer en laat de eerste persoon de presentatie starten. Als de presentatie niet past in de 7 minuten, en de timer gaat uit—vraag de deelnemers of ze willen doorgaan of doorgaan naar het volgende onderwerp.

Kanban board maken in Easy Retro met stemmen

Kanban board maken in Easy Retro met stemmen

Kanban board In eenvoudige Retro met stemmen!

afhankelijk van welke Tool U Zoom of Teams gebruikt, hebben beide reacties beschikbaar. Open de lijst van deelnemers en vraag hen om hun hand op te steken in Teams als ze willen doorgaan, of geef de duim-up in Zoom, en op deze manier weet je of je moet doorgaan of ga naar het volgende onderwerp.