Remote Lean Coffee

Remote-Arbeit

Praktische Tipps zum Organisieren einer Diskussion während eines Remote-Meetings

Wie organisiere ich die Diskussion während eines Meetings? Und nicht irgendein Meeting, sondern ein Remote-Meeting! In abgelegenen Zeiten müssen wir uns besonders organisieren, wenn es um Diskussionen über die Videoanrufe geht. Dazu erkläre ich eine beliebte Moderationstechnik namens „Lean Coffee“ und wie man sie im Zeitalter der Remote-Arbeit einsetzt.

Lean Coffee für Remote Meetings Cover

Vor kurzem sind zwei Kollegen mit Problemen mit dem Demo-Teil ihres Sprint Reviews auf mich zugekommen. Beide arbeiten aufgrund der Pandemie vollständig aus der Ferne und haben ein ähnliches Problem festgestellt. Die Teams hatten so viel zu zeigen, dass sie es kaum in den Zeitrahmen einpassen konnten und die Präsentation zu sehr ins technische Detail ging. Ein Kollege sagte, es sei langweilig. Anstatt eine Geschichte darüber zu erzählen, was die Software tut und welche Kundenprobleme sie löst, gaben die Entwickler ein schrittweises Update ihres Codierungsprozesses. Alles in allem schien die User Story in der Entwicklung verloren gegangen zu sein.

Haftungsausschluss: Vergessen wir nicht, dass der Scrum Guide über viele Elemente des Sprint Reviews spricht. Die Demo ist nur eine davon: „Das Entwicklungsteam demonstriert die Arbeit, die es „geleistet“ hat, und beantwortet Fragen zum Inkrement.“ Je nach Team kann es entweder ein sehr kurzer oder ein sehr langer Teil des Sprint Reviews sein.

Nun wollen wir sehen, wie wir Lean Coffee auf unseren Sprint Review anwenden können.

Foto von Chris Montgomery auf Unsplash

Lean Coffee ist eine beliebte Moderationstechnik. Es ist eine einfache und informelle Art, ein Meeting durchzuführen, und erfordert kaum Vorbereitung. Nicht einmal eine Agenda! Wie es organisch während des Treffens entsteht. Es kam mir in den Sinn, als ich mit meinen Kollegen sprach, um diese Demos zu organisieren.

Ziel von Lean Coffee ist es, das Meeting zu strukturieren und den Themen Priorität einzuräumen, die die Teilnehmer am meisten interessieren.

Was brauchen Sie, um einen mageren Kaffee zuzubereiten?

Holen Sie sich ein paar Stifte, Haftnotizen, einen Timer (Smartphone kann tun) und eine Wand, physisch oder virtuell. Sie zeichnen ein einfaches Kanban-Board mit 3 Spalten: diskutieren, diskutieren und diskutieren. Dann sammeln Sie die Themen, die zur Diskussion stehen. Wenn Sie Schlussfolgerungen ziehen und einige Aktionen ausführen möchten, fügen Sie eine vierte Spalte mit dem Namen „Aktionen“ hinzu. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie während einer Diät mageren Kaffee verwenden.

Jedes Thema wird in zwei Sätzen vorgestellt, sodass jeder weiß, worum es geht. Dann bekommt jeder zwei-drei Stimmen, um die Themen zu priorisieren. Wie die Schöpfer dieser Technik sagen:

“ Die Macht hier ist, dass Sie jetzt eine Liste von Themen haben, an denen jeder am Tisch interessiert ist und die motiviert sind, wirklich zu diskutieren.“

Entscheiden Sie danach, wie viel Zeit Sie mit der Diskussion der einzelnen Themen verbringen möchten. Sagen wir sieben Minuten. Sie stellen den Timer auf sieben Minuten ein und lassen den Autor das erste Thema präsentieren. Nach sieben Minuten entscheiden die Teilnehmer, ob sie weiter darüber reden wollen (Daumen hoch) oder zum nächsten Thema übergehen wollen (Daumen runter). Auf diese Weise organisieren Sie das Gespräch über das Thema und befähigen die Teilnehmer, Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus müssen die Moderatoren prägnant sein und es interessant halten, damit sie die Chance erhöhen, die Daumen hoch zu bekommen.

Wie wende ich diese Technik auf eine Remote-Demo an?

Wenn Sie remote arbeiten, benötigen Sie ein Online-Whiteboard. Sie können jedes digitale leere Brett wie Mural oder Miro oder jedes Werkzeug verwenden, das für Retrospektiven wie Retrium, Easy Retro oder speziell entworfenen Lean Coffee Table entwickelt wurde. Schauen Sie sie sich an, da sie bei jedem Remote-Meeting und insbesondere bei den Retrospektiven hilfreich sein können.

Verwenden wir hier Miro. Wir öffnen die App und wählen eine einfache Kanban-Vorlage. Wir nennen die Spalten: diskutieren, diskutieren und diskutieren. Für die Demo können wir eine vierte mit dem Namen „Feedback“ hinzufügen — am Ende sind es die Präsentationen!

 Kanban-Tafel in Miro erstellen

Kanban-Tafel in Miro erstellen

Erstellen eines Kanban-Boards in Miro

Bitten Sie die Teilnehmer, auf die Karten zu schreiben, was sie präsentieren möchten. Je prägnanter, desto besser. Bitten Sie sie, ihren Namen auf das Tag zu schreiben, damit sie nicht verwechseln, welcher Eintrag wessen ist. Und dann sollte jeder von ihnen ein bis zwei Sätze zu den von ihnen vorgeschlagenen Themen sagen. Sobald jeder weiß, was an der Wand hängt, können Sie über die interessantesten und relevantesten Themen abstimmen.

 Erstellen einer Kanban-Tafel in Miro mit Namensschild

Erstellen einer Kanban-Tafel in Miro mit Namensschild

Kanban Board in Miro mit Namensschild

Ordnen Sie nun die Liste nach Priorität, starten Sie den Timer und lassen Sie die erste Person die Präsentation starten. Wenn die Präsentation nicht in die 7 Minuten passte und der Timer ausgeht, fragen Sie die Teilnehmer, ob sie fortfahren oder zum nächsten Thema übergehen möchten.

 Erstellen eines Kanban-Boards in Easy Retro mit Abstimmung

Erstellen eines Kanban-Boards in Easy Retro mit Abstimmung

Kanban Board in Easy Retro mit Abstimmung!

Je nachdem, welches Tool Sie Zoom oder Teams verwenden, haben beide Reaktionen zur Verfügung. Öffnen Sie die Liste der Teilnehmer und bitten Sie sie, ihre Hand in Teams zu heben, wenn sie fortfahren möchten, oder geben Sie den Daumen hoch in Zoom, und auf diese Weise wissen Sie, ob Sie fortfahren oder zum nächsten Thema übergehen sollen.