Lean in Office Tutorial

Willkommen zum sechsten Kapitel des Lean Management Tutorials (Teil des Lean Management Zertifizierungstrainings).

Hier werden wir ausführlich über „Lean in Office“ sprechen.“

Im nächsten Abschnitt beginnen wir mit der Agenda dessen, was wir in dieser Lektion behandeln werden, und gehen dann detailliert auf Lean in Office ein.

Ziele

Wir werden kurz die Themen

  • Hintergrund von Lean im Büro, dann sprechen Sie über

  • Schlanke Umsetzung im Büro mit relevanten

  • Beispiele für 5s und Abfall

Im nächsten Abschnitt beginnen wir mit Lean im Office-Hintergrund.

Hintergrund

In diesem Abschnitt werden wir behandeln, wie Lean Manufacturing-Prinzipien auf die Lean-Implementierung in Office angewendet werden. Dies basiert auf den ursprünglichen Toyota Produktionssystem Prinzipien und angepasst, im Büro Kontext neu definiert.

Das Ziel von Lean in Office ist es, „Verschwendung von Verwaltungsprozessen zu rationalisieren und zu beseitigen und Mehrwert zu schaffen.“ Das Büro nimmt Informationen, arbeitet daran und wandelt sie in eine andere Form von Informationen um; Dies unterscheidet sich nicht von jeder anderen Form der Herstellung. Wir können jedes der Lean-Tools mit ein wenig Nachdenken auf diesen Prozess anwenden.

Dieser schlanke Prozess kann in Bereichen wie Durchlaufzeiten mehr Verbesserungen bewirken als in jedem anderen Bereich. Sie werden auch oft feststellen, dass mehr Ihrer Verzögerungen und Probleme von Ihren Büroprozessen als von Ihren Shopfloor-Prozessen herrühren, wie oft beschweren sich Ihre Produktionsmitarbeiter, dass sie nur wenige Tage nach der vom Kunden angegebenen Vorlaufzeit von 6 Wochen erhalten?

Im nächsten Abschnitt werden wir speziell über Lean in Office sprechen und einige der Tools sowie die Identifizierung und Beseitigung von Abfällen in Office behandeln.

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5S im Büro

Man könnte sich fragen, wie 5S im Büro verwendet wird. 5S ist im Büro genauso anwendbar wie in jeder anderen Umgebung in der Fabrikhalle. Arbeitsplatzorganisation ist wichtig, unabhängig von der Art des Arbeitsplatzes.

Manche Leute denken vielleicht, dass Lean-Manufacturing-Tools wie 5S nur für den Produktionsprozess sind, aber sie gelten für jeden Prozess und das Büro ist nur ein weiterer Prozess.

Bei 5S geht es darum, einen Arbeitsplatz effizienter zu gestalten, indem alle unnötigen Unordnung beseitigt, die verbleibenden Elemente ergonomisch und sicher ausgelegt und diese Änderungen beibehalten und kontinuierlich verbessert werden.

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Schritte von Office 5S beschrieben und wie sie auf die Office-Umgebung angewendet werden können. Dies geschieht am besten mit Hilfe eines Experten, um die Mitarbeiter in 5S zu schulen und sie dabei zu motivieren und zu coachen.

Seiri (Sortieren im schlanken Büro)

Der erste Schritt von 5S ist im Büro anwendbar, es gibt oft alte Dokumente, Akten, Kataloge, Ausrüstungsgegenstände, alte Muster und eine Vielzahl anderer Unordnung auf Schreibtischen, die in und hinter Schränken versteckt sind und im Allgemeinen Platz beanspruchen und uns im Weg stehen.

Seien Sie fest mit dem, was Sie entfernen, wenn es nicht benötigt wird. Viel zu viele Leute halten Dinge wie Horten, alte Kataloge, nur weil sie eines Tages nützlich sein könnten, aber wie oft kommen sie praktisch? Nicht sehr oft!

Befolgen Sie den gleichen Prozess wie bei jeder anderen 5S-Implementierung in Ihren Produktionsprozessen, werfen Sie den offensichtlichen Müll weg, legen Sie unbekannte Gegenstände in einen Quarantänebereich und markieren Sie alle Gegenstände, die nicht leicht entfernt werden können, neu, wenn sie nicht benötigt werden oder nicht funktionieren. (Ja, Sie können die Topfpflanze behalten, aber halten Sie sie aus dem Fluss der Arbeit heraus!).

Erinnern Sie sich an die Merkmale, die zur Identifizierung von Seiri aus der Lektion „Werkzeuge“ verwendet wurden. Sobald Sie die offensichtliche Unordnung entfernt haben, überprüfen Sie die unter Quarantäne gestellten Elemente und vereinbaren Sie die Disposition als Team, wenn es etwas ist, das benötigt wird, dann legen Sie es an einem Ort, wo es erforderlich ist, wenn es archiviert werden kann, und so weiter für jedes Element.

Seiton (Set für das schlanke Büro)

Dies ist der Punkt, an dem sich viele Menschen lösen und in einigen Fällen zu weit gehen, Wir wollen nicht jeden Locher und Hefter beschriften und haben kleine Quadrate auf die Schreibtische geklebt, um zu identifizieren, wo sie für jedes Mitglied des Büropersonals hingehören, obwohl dies ein vernünftiger Schritt für den Schreibtisch neben dem Kopierer sein kann, wenn die Leute hier immer nach dem Hefter suchen!

Es geht im Büro darum, den Prozess und den Fluss durch das Büro zu betrachten, nicht die Information, die jede Person hat. Überlegen Sie, welche Informationen das Büro betritt und wo, haben Sie in-Tabletts auf jedem Schreibtisch organisiert, Arbeit in ein Taubenloch System verteilt.

Die Dinge sind jedoch organisiert, überlegen Sie, wie sie zu der Person fließen, die sie benötigt. Denken Sie daran, wir wollen die Dinge nahe bringen, wo sie gebraucht werden. Betrachten Sie die Lage der Bürogeräte, ist der Kopierer in der hintersten Ecke stecken, wo jeder zu ihm gehen muss, ist das Papier für die Maschine in der gegenüberliegenden Ecke aus Platzmangel. Wird der Toner in einem Lagerraum gelagert, da er zu teuer ist, um ihn herumliegen zu lassen?

Bringen Sie all dies an den besten Ort für diejenigen, die sie benötigen. Schauen Sie sich die Bürodrucker an, hat jeder einen, oder sind Sie wie die meisten modernen Büros mit ein paar vernetzten Druckern, sind sie am richtigen Ort und sind die Verbrauchsmaterialien für sie in der Nähe, um Dinge auszuschneiden.

Stellen Sie sicher, dass der Aktenschrank korrekt organisiert ist und sich dort befindet, wo er benötigt wird. Es sollte nicht in einer Reihe auf der gegenüberliegenden Seite des Büros gelagert werden, d. H., Akten sollen so organisiert werden, dass Leute Broschüren und Kataloge leicht finden können, und es sollte keine Bibliothek sein, zu der sie gehen müssen.

Farbcodedateien und dergleichen für bestimmte Arbeitsbereiche, z. B. das Erstellen aller Kundenauftragsdateien rot, Lieferantendateien blau usw., Das wird es sofort klar machen, was was ist und wo es hingehört.

Betrachten Sie das virtuelle Büro und die „Aktenschränke“ dort, wie viele Ihrer Leute wissen wirklich, wie sie ihre Dokumente auf ihren Computern organisieren?

Wie oft haben Sie nach etwas gefragt und dann darauf gewartet, dass jemand in seinen Verzeichnissen nach dem Dokument sucht, bei dem er sich nicht sicher ist, wo Er es abgelegt hat (wie oft haben Sie es selbst getan?)

Wegen all dieser Einstellungen für das schlanke Büro wird wesentlich.

Seiso (Glanz und Kontrolle im schlanken Büro)

Ähnlich wie in der Produktion, reinigen Sie den Ort gründlich und halten Sie es so, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und definieren Sie genau, was zu tun ist.

Seiketsu (Standardisieren im schlanken Büro)

Für die Standardisierung im Büro gelten dieselben Prinzipien wie in der Fabrik. Ähnliche Designprinzipien und Prüfungsansätze werden verwendet, um sicherzustellen, dass Einzelpersonen das Büro ordentlich, sauber und standardisiert halten.

Die Leute veranstalten sogar Wettbewerbe für den besten Bürotisch. Es ist nicht ungewöhnlich, den besten Platz auf dem Schreibtisch und den unordentlichsten Platz auf dem Schreibtisch während Audits und Displays in öffentlichen Bereichen zu fotografieren.

Shitsuke (Sustain the Lean Office)

Oft ist der schwierigste Teil im Büro, wie es in der Fabrik ist, die 5S Verbesserungen, die wir gemacht haben, aufrechtzuerhalten und es zu einem Teil unserer täglichen Routine zu machen. Zu oft scheitern wir in diesem Schritt, und die Änderungen, die wir vorgenommen haben, und die Verbesserungen, die wir geschaffen haben, verschwinden langsam, bis wir die Vorteile verlieren, die wir gewonnen haben.

Es ist wichtig, dass alle vorherigen Schritte wiederholt und beibehalten werden, um sicherzustellen, dass Sie die Vorteile der von Ihnen geleisteten Arbeit nicht verlieren.

Sicherstellen, dass neue Mitarbeiter in den Prinzipien von Lean Manufacturing und 5S geschult werden und verstehen, wie sie zum Funktionieren des gesamten Unternehmens beitragen können.

Arten von Abfällen im Büro

In der vorherigen Lektion haben Sie von den 7 Hauptabfallarten und einigen weiteren gehört. In diesem Abschnitt behandeln wir die ersten 7 Abfälle und die zusätzliche, die die Unterauslastung von Fähigkeiten darstellt.

Während über einige Beispiele gesprochen werden könnte, haben wir einige davon aufgelistet, damit Sie die Perspektive erhalten.

Mängel: Defekte sind in keiner Umgebung gut, es verursacht Nacharbeit, Schrott usw. einige der Beispiele sind Fehler bei der Dateneingabe, Preisfehler, eine Datei oder ein Datensatz, der wichtige Informationen enthält, geht verloren oder einige falsche Informationen werden in einem Bericht oder Dokument gedruckt.

Überproduktion: Dies ist eine typische Art von Abfall, die Sie an vielen Orten sehen werden. Erstellen Sie beispielsweise Berichte, die niemand liest oder benötigt, drucken Sie Papierkram, bevor er von jemandem benötigt wird, Verarbeiten Sie Papierkram, bevor die nächste Person dafür bereit ist, oder drucken Sie mehr Kopien von Mitteilungen oder Rundschreiben als erforderlich usw.

Inventar: Man würde sehen, dass diese Art von Abfall in Büroräumen weit verbreitet ist. Dinge wie Bürobedarf, Verkaufsliteratur, Berichte usw., sind einige der Inventararten des Abfalls.

Non-Value-Add-Processing: Es ist der Aufwand, der dem Produkt oder der Dienstleistung aus Sicht des Kunden keinen Wert hinzufügt.

Einige der Beispiele für diese Verschwendung sind das erneute Eingeben von Daten, zusätzliche Kopien einiger Dokumente oder Berichte, übermäßige Überprüfung von etwas oder mehrere Runden von Genehmigungen oder Unterschriften.

Warten: Wie oft muss man warten, bis etwas passiert? Dies ist ziemlich häufig in einem Büroraum. Eine Zeitverzögerung, die damit verbracht wird, etwas zu erwarten oder darauf vorbereitet zu sein, dass etwas passiert, ist die wartende Art von Verschwendung.

Beispiele sind langsame Reaktionszeiten oder Ausfallzeiten des Systems, das Warten auf Genehmigungen, bevor mit der Arbeit begonnen oder der Prozess fortgesetzt wird, das Warten auf den Abschluss des vorherigen Prozessschritts oder das Warten auf Anweisungen.

Zusätzliche E-Mails: Es handelt sich um übermäßige oder unnötige E-Mails und Dokumente; E-Mails werden aufgrund mehrerer Verteilergruppen mehrmals weitergeleitet, manchmal mit großen Anhängen.

Transport: Man könnte denken, welcher Abfall in einem Büroraum für den Transport wäre. Es gibt eine Reihe von Abfallprodukten, die in diese Kategorie fallen, einige von ihnen sind aufgrund der schlechten Büro-Layout, Menschen könnten viel zu Fuß haben, jemanden zu treffen, mit dem sie arbeiten, Faxgeräte, Kopierer zu weit oder Kaffeemaschine gelegt es zu weit, usw.

Wenn Ihr Büro mehrere Standorte hat oder über mehrere Etagen verteilt ist, wenn die Teams aufgeteilt sind, führt dies zu weiterer Verschwendung.

Unterauslastung: Wenn Menschen Arbeiten ausführen, die von Menschen mit geringeren Fähigkeiten ausgeführt werden können, fallen sie in diese Art von Abfall.

Ein Beispiel ist, wenn ein Mitarbeiter für einige Arbeiten mit nur begrenzten Befugnissen oder Verantwortlichkeiten verantwortlich ist, selbst für grundlegende Aufgaben, was den Overhead für Genehmigungen erhöht. Dies würde zu einer Unterauslastung der Fähigkeiten führen. Wenn das Management zu viel Kontrolle und Kontrolle hat, führt dies auch zu einer Unterauslastung.

Unzureichende oder nicht verfügbare Geschäftstools können auch dazu führen, dass einige der Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht ausreichend genutzt werden.

Als nächstes fassen wir zusammen, was wir in dieser Lektion gelernt haben.

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Zusammenfassung

Hier ist, was wir in dieser Lektion behandelt haben.

  • Hintergrund von Lean

  • Lean im Büro

  • Ähnlichkeiten zwischen Lean Office und Lean Manufacturing

  • 5S im Büro

  • Abfalleidentifikation im Büro

Fazit

Als nächstes werden wir im siebten Kapitel etwas über Lean-Metriken lernen.

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